Tips voor het voeren van oudergesprekken

Deze blog hoor bij In Gesprek met Ouders - trainingen, workshops en trajecten over oudercommunicatie. Voor professionals in het onderwijs en de kinderopvang.

Effectieve oudercommunicatie voor leerkrachten en pm'ers.
Als leerkracht of pedagogisch medewerker voer je op diverse momenten en met verschillende doelen allerlei gesprekken met ouders. Een goed oudergesprek zal de samenwerking tussen jou en de ouders versterken. Dat draagt bij aan de ontwikkeling en het welzijn van een kind. Sommige gesprekken vinden toevallig plaats (bijvoorbeeld bij het brengen of ophalen) andere zijn gepland. 

​In deze blog deel ik praktische tips voor het voeren van de geplande oudergesprekken, zoals bijvoorbeeld het tienminutengesprek, rapport- of voortgangsgesprek. Ik neem je stap voor stap mee door een oudergesprek: van de voorbereiding tot en met de afsluiting van het gesprek. Bij elke fase krijg je praktische tips. Een deel van de tips zal je bekend voorkomen, andere zijn wellicht nieuw voor je. Het is gewoon handig om alles op een rijtje te hebben. Vandaar deze blog met een aantal praktische tips en gesprekstechnieken voor het voeren van een oudergesprek. ​

​Tips voor het voeren van oudergesprekken

​1 Bereid je goed voor
Het klinkt misschien als een open deur. Maar toch, een goed oudergesprek begint bij een goede voorbereiding. Zorgvuldigheid wekt vertrouwen en straalt professionaliteit uit. 

Tips voor een goede voorbereiding

• Verzamel informatie. Zorg dat je alle benodigde informatie over de ontwikkeling en prestaties van het kind bij de hand hebt. Denk aan resultaten, recente rapporten, portfolio en/of observaties.
• Leg klaar wat je wilt laten zien. Bepaal van tevoren wat je tijdens het gesprek wilt laten zien. Leg dit klaar. Zo verloopt het gesprek soepel zonder tijd te verliezen met zoeken.
• Stel een agenda op. Noteer de belangrijkste punten die je wilt bespreken. Zo breng je structuur aan in het gesprek. Met een goed voorbereide agenda kun je de regie houden.
• Denk na over vragen. Bereid enkele goede vragen voor die je aan de ouders kunt stellen.
• Noteer alvast de feitelijke observaties. Als je in het oudergesprek het gedrag van een kind wilt bespreken, schrijf dat dan alvast voor jezelf op. Noteer wat het exacte gedrag is. Beschrijf het feitelijk. Wat heb je gezien? Wat doet het kind precies? Hoe vaak komt het voor?  

2 Maak een positieve start
Begin het oudergesprek positief. Het helpt om een ontspannen sfeer te creëren en de ouders op hun gemak te stellen.
​
Tips voor een positieve start

• Verwelkom de ouders. ‘Fijn dat u er bent’. Complimenteer ze voor het feit dat ze zijn gekomen. Zo zet je met vriendelijke begroeting de toon voor het gesprek.
• Maak een kort praatje pot. Met een kort praatje pot breek je het ijs. ‘Wat een regen hè?’  ‘Ja, het wiskundelokaal zit tegenwoordig op de derde etage’ ‘Hebben jullie de nieuwe voetbalkooi al gezien?’
• Deel iets positiefs over het kind. Complimenteer het kind of vertel een leuke anekdote. Laat zien dat je betrokken en geïnteresseerd bent.

3 Open het gesprek
Na het praatje pot, begin je met de 'officiele' opening van het gesprek. In de opening leg je de basis voor een effectief oudergesprek. Je vertelt kort iets over het verloop. Dit wordt ook wel ‘het gesprek voor het gesprek’ genoemd: een kort gesprekje over het verloop van het gesprek voordat je over de inhoud begint.

​Tips voor een goede opening 

• Bespreek de aanleiding van het gesprek. Hoe komt het dat jullie hier zitten?
• Het doel van het gesprek. Wat moeten jullie aan het eind van het gesprek bereikt hebben?
• De agenda. Wat gaan jullie in welke volgorde bespreken?
• De tijd. Hoeveel tijd hebben jullie daarvoor?
• Vraag om input. Vraag aan de ouders of zij nog een punt hebben dat ze willen bespreken en zet dat op de agenda.

Vervolgens kun je naar de inhoud, bijvoorbeeld het rapport of een probleem bespreken. 

4 Wees duidelijk. Zeg wat je bedoelt.
Ouders willen graag weten hoe het met hun kind gaat. Hoe het presteert en hoe het zich in de klas gedraagt. Door dit duidelijk te bespreken, krijgen ouders een beter beeld van wat er in de klas gebeurt. Zo weten ze beter hoe ze hun kind kunnen ondersteunen. Dit geldt natuurlijk ook voor de kinderopvang. Net als op school willen ouders weten hoe hun kind zich ontwikkelt en hoe het zich in de groep gedraagt. In de kinderopvang ligt de nadruk meestal op algemene ontwikkeling en sociale vaardigheden. Op school staan ook het leren en presteren centraal.  Tijdens de workshops hoor ik regelmatig dat het lastig kan zijn om helder aan te geven wat je vindt of ervaart. Zeker als het om minder positief gedrag gaat.

​Tips om je boodschap duidelijk over te brengen

• Wees specifiek. Geef concrete voorbeelden van het gedrag.
• Vermijd analyses. Tijdens het geven van een terugkoppeling is het (nog) niet nodig om uit te leggen hoe je denkt dat het gedrag ontstaat. Daar kun je het later over hebben.
• Beschrijf gedrag feitelijk. Vermijd oordelen, meningen en aannames. Wat heb je gezien? Wat doet het kind precies? Hoe vaak komt het voor?
• Vertel het zoals het is. Zwak het niet af. Overdrijf het ook niet.
• Beschrijf het gevolg van het gedrag. Vertel wat de gevolgen zijn voor de klas. En eventueel voor jou als leerkracht en/of voor het kind zelf.
• Beschrijf het gewenste gedrag. Wat is het gedrag waarnaartoe gewerkt gaat worden.
• Gebruik de 4G feedback methode. Over deze methode volgt nog een blog.
• Bied oplossingen aan. Bespreek samen met de ouders mogelijke stappen om verbeteringen te realiseren. Maak eventueel een plan van aanpak.

5 Stel open vragen en luister actief
In een effectief oudergesprek is er ruimte voor zowel het delen als het ontvangen van informatie. Je bent als leerkracht of pedagogisch medewerker niet alleen aan het vertellen. Je staat ook open om te ontvangen. Actief luisteren is dus een belangrijke vaardigheid.  Door het stellen van open vragen en actief te luisteren krijg je waardevolle informatie. Over het kind zich thuis gedraagt en wat de ouders doen om de ontwikkeling van hun kind te ondersteunen.

​Tips voor actief luisteren

• Maak oogcontact. Dit toont respect en interesse.
• Pas LSD toe. LSD is een gesprekstechniek en staat voor Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Je luistert naar wat er gezegd wordt, je vraagt door en geeft zo nu en dan een samenvatting. Deze techniek zorgt ervoor dat een ouder zich gehoord voelt. Bovendien krijgt je waardevolle informatie over hoe een kind zich thuis gedraagt. En over wat de ouders doen om de ontwikkeling van hun kind te ondersteunen.
• Stel open vragen. Vraag door op wat de ouders vertellen. Bijvoorbeeld: "Hoe denkt u daarover?" of "Wat voor invloed heeft dat op uw kind?" Bereid van tevoren een aantal goede vragen voor.
• Vat samen wat gezegd is. Herhaal in je eigen woorden wat de ouders hebben gezegd. Zo laat je zien dat je luistert en het begrijpt. Samenvatten voorkomt misverstanden.
• Noteer belangrijke informatie direct. Zeker als je meerdere schoolgesprekken na elkaar hebt.

​6 Neem de regie.
Als leerkracht ben jij de gespreksleider tijdens het gesprek. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat het gesprek gestructureerd verloopt en dat alle belangrijke punten aan bod komen. Neem de leiding.

​Tips voor het leiden van een oudergesprek

• Houd de tijd in de gaten. Zorg ervoor dat het gesprek binnen de geplande tijd blijft.
• Blijf bij de agenda. Volg de opgestelde agenda om te zorgen dat alle punten besproken worden.
• Kom ter zake. Draai er niet te veel omheen.  Daarmee kun je het jezelf moeilijk maken. Als er meerdere zaken zijn waarover je feedback moet geven, dan kan het helpen om te starten met het punt dat je het lastigste vindt. Dat maakt de rest van het gesprek gemakkelijker. Als je het uitstelt kun je daar het hele gesprek onbewust ‘mee in je maag zitten’.
• Wees flexibel. Wees bereid om af te wijken van de agenda als dat nodig is. Maar breng het gesprek daarna weer terug naar de kernpunten.

​7 Afronden met duidelijkheid
Een helder einde aan een oudergesprek zorgt ervoor dat beide partijen weten wat er is besproken. En welke afspraken er zijn gemaakt. Een duidelijke afronding geeft ouders vertrouwen in de samenwerking.
​
​Tips voor het afronden van een oudergesprek

• Vat het gesprek samen. Geef een korte samenvatting van de belangrijkste punten die zijn besproken. Dit zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan.
• Herhaal de afspraken. Bespreek de concrete acties die jullie hebben afgesproken. Dit kan gaan om dingen die jij als leerkracht doet, acties die de ouders ondernemen of stappen die het kind zelf zal zetten.
• Bevestig de verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat het voor iedereen duidelijk is wie wat doet en wanneer.
• Vraag om vragen. Ga na of de ouders nog vragen hebben of iets willen verduidelijken voordat jullie het gesprek beëindigen.
• Benoem het vervolg. Vertel wat de volgende stappen zijn: bijvoorbeeld een nieuwe afspraak of het opvolgen van de afgesproken acties. Laat ouders weten dat je beschikbaar bent voor verdere vragen.
• Sluit positief af. Eindig het gesprek met een positieve noot. Bedank de ouders voor hun tijd en inzet. Spreek je waardering uit voor de samenwerking.

​Een goed afgerond gesprek geeft beide partijen een duidelijk gevoel van richting. Zo kan iedereen met een positief gevoel de samenwerking voortzetten.

Tot slot:
​Ik hoop dat deze tips je houvast bieden bij het voeren van je oudergesprekken. Soms kan een kleine aanpassing al veel effect hebben. 
Wil je meer tips of heb je interesse in verdiepende workshops over het voeren van oudergesprekken? Of over het contact met ouders in het algemeen? Bezoek dan de homepage voor meer informatie over In Gesprek met Ouders.

Succes met je volgende gesprek!